Turvarisk: tundlik info läheb jalutama kolimisel

Tundlik info tahab erikäitlemist

On üsna tavaline, et kolimise käigus tulevad välja erinevad dokumendid, andmekandjad (CD-d, mälupulgad jne) ja muu paberimaterjal, mida enam ei vajata, kuid millest arvestatava osa moodustavad dokumendid, mida turvakaalutlustel ei söandata välja jätta või prügikonteinerisse visata, sest need vajaks konfidentsiaalset hävitamist. Isikuandmetega dokumentatsiooni muu paberiprügiga koos ladustamist keelab ka isikuandmete kaitse seadus, mis sätestab, et ettevõttel on kohustus tagada isikuandmeid sisaldava dokumentatsiooni turvaline hävitamine.

Seega peaks vastutustundlik ettevõte järgmiseks üle vaatama ja eraldama nii enda paberimaterjali kui äraviskamisele mineva kontoritehnika. Kõik firma seisukohast konfidentsiaalne või isikuandmeid sisaldav peaks minema eraldi kogujasse või konteinerisse, mis kinni plommituna läheb otse hävitamisele. G4Si infokaitseteenuse müügijuht Kertu Vahtra sõnul avastavad paljud ettevõtted aga alles kolimise käigus tegeliku tundliku materjali ja tarbetu elektroonikakoguse suuruse.

Kogu paberimaterjali läbivaatamine on olenemata ettevõtte suurusest mahukas ülesanne, mis pärsib ja pikendab kolimisprotsessi. Hävitamisele mineva materjali jaoks eraldi konteineri tellimine tähendab firma jaoks samuti lisakulu. Seetõttu otsustavad mõned ettevõtted sellest loobuda ning kogu äraviskamisele minev kraam läheb juba maja ette tellitud prügikonteinerisse. Põhjusel, et sellistel juhtudel ei ole kliendil harilikult kindlat teadmist ja ülevaadet, kuhu prügikonteineri sisu lõpuks jõuab, on taoline lahendus Vahtra sõnul ettevõtte jaoks suur turvarisk.

Kas kõik peab kaasa võtma?

Iga koliv ettevõte või asutus on silmitsi küsimusega, kuidas koguda ja transportida senise kontori mööbel koos sinna juurde kuuluva kontoritehnika ja paberimajandusega teise asukohta. Eesti ühe suurima ja kogenuima kolimisfirma Ava-Express tegevjuhi Kuido Kreevsi sõnul peaks kolivad ettevõtted enne "kuidas?" küsimust endalt hoopiski küsima "kui palju?".

See tähendab, et tuleb selgitada, kui suured on ettevõtte senised tööruumid ja palju leidub nendes mööblit, tehnikat, paberimaterjali ja muud kola, mis vanadesse tööruumidesse kindlasti jääda ei saa. Tihti jätavad kolimist koordineerivad töötajad endalt selle olulise küsimuse küsimata, mistõttu venivad paljud kolimised ka planeeritust pikemaks ja kulukamaks.

Kolimist planeeri vähemalt kuu aega ette

Vahtra, kes puutub iga päev kokku eelkõige konfidentsiaalsete dokumentide ja andmekandjatega, usub, et ettevõte võiks kolimist planeerida vähemalt kuu aega ette. "See, kui kolimis- või turvafirma ettevõtte varale järele tuleb, et see uude kohta viia, on kõige viimane samm, millele peab olema eelnenud korralik eeltöö ja transporti vajava mööbli, tehnika ja dokumentide kaardistamine," sõnas Vahtra. Kui mööbli ja kontoritehnika kogumahu hindamises ollakse üsna pädevad, saab Vahtra sõnul sujuva kolimise takistuseks tihti oskamatus hinnata transporti ja utiliseerimist vajava paberimaterjali hulka.

Autor: Reelika Hein